PDCA日記 / PDCA Diary

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PDCA日記 / Diary Vol. 23 「メールにすぐ返信するメリット」/ "Benefits of replying to email immediately"

English follows Japanese.

 

PDCA日記 Vol. 23「メールにすぐ返信するメリット」】

 

私は最初の職場で、「受け取ったメールにはすぐに返信しなければならない」ということを何度も言われ続け、現在でもその習慣は残っています。

 

すぐに作成できる資料などであれば即興で作成して返信し、時間がかかる場合は、「XX日までに仕上げます」と期日を設定の上で回答することを今でも心がけています。

 

メールにすぐ返信することは周りへの報告・連絡・相談(報連相)にもなり、方向性がずれている場合でも、「そのやり方は違うよ」と上司や同僚が調整を早い段階で行ってくれるため、結果的に短い時間で期待されている成果物に近づけることにつながります。

 

ある日のPDCAカフェで、「メールにすぐ返信することが苦手」という人がいました。

 

その場合は、「ありがとうございました」というお礼メールをすぐに打つだけでも、相手は「きちんと伝わった」と安心してくれるためおすすめの方法です(これも報告の一種ですね :-)。

 

私が以前働いていた会社では、「お礼のメールは相手だけに返信する(つまり、"Reply All" をしない)」というルールがあり、私は今でもその習慣が続いています。

 

企業によっては、どのようなケースでもCCされている人たちを含めて「Reply All」でメール返信をする文化を持つケースもあり、お礼メールを相手だけに送ると「Mr. PDCA、XXさんに返事しましたか?」と聞かれるケースがあるため、会社によって柔軟に対応することがコンサルタントには求められますね :-)。


今回紹介する資料「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」は、「仕事が速い人は目的、ビジュアル、返信しやすさ、言語、処理速度(の削減)5つを意識しながらメールを書いている」と強調しています。

 

本書で印象的だったのは、「金曜日夕方に重要なメールを送らない」、「重要度は無視!届いた順に返信」、「返信は部分引用で」、「クレーム返信は件名を変える」部分でした。

本書が唱える「重要度は無視!届いた順に返信」は、私が外資系金融機関に勤務していた頃、ある外国人のシニアが同じことを言っており、「メールは上から順番に返信している」と強調していました。

 

その理由として、彼は「判断に費やす時間がもったいないから」とコメントしていました。

 

経営者だったこのシニアは、メール返信に経営判断を下す立場だった訳ですが、「それほど長く考えても判断が変わるわけではないため、その場で決める」ことがモットーだったようです。

 

人間であるため、時間の経過と共に考えが変わることはあったようですが、その場合は「方針転換である」旨を明確に伝えるようにしていると彼は話していました。

 

彼は日本語をよく勉強している外国人で、「朝令暮改だよ」とウィンクしながら伝えてくれたことを今でも覚えています :-)。

 

それでは、本日もPDCAを回して行きましょう!

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

 

 P.S. 本書の言う「金曜日夕方に重要なメールを送らない」も重要なポイントであり、私の場合、金曜日夕方ではなく、月曜日早朝に重要なメールを送付するようにしています。

 

スマホが発達している現在では、シニア・ポジションにいる人ほど土日もメールをチェックしており、重要なメールを金曜日夕方に送付してしまうと、土日に大きな判断をするプレッシャーを相手に与えかねません。

 

土日に判断が行われたとしても、実際に手を動かすメンバーが動き出すのは月曜日以降になることがほとんどであり、重要なメールは月曜日早朝に送付する方が賢明なケースが多いのは確かなような気がします。

 

ただし、コンプライアンス関連や経営に重大な影響を及ぼす内容の場合、金曜日であろうと土日であろうとすぐに報告をすべきであり、内容によって臨機応変に動くことがビジネスパーソンには求められます。

 

ビジネス・センスを磨くという観点からすると、「メールの返信を早める」ことはセンスそのものであり、明日からビジネスを改善するという意味で、本書はとても役にたつ一冊と感じました。

 

なお、メールではありませんが、企業の経営方針に関する重要な発表などは、金曜日の夕方になされることがあります。

 

外資系企業の場合はこの傾向が顕著であり、金曜日の株式市場での取引が終わり、土日に関係者が冷静さを取り戻した上で月曜日の朝をむかえることが目的であると、私がニューヨークで働いていたときに広報担当者から聞いた記憶があります。

 

2008年から2009年の金融危機発生時は、アメリカ政府高官が日曜日に記者会見を頻繁に行い、「サンデー・XX」というニックネームがついていた財務長官もいました。

 

あれから10年が経ちましたが、当時は私自身も日曜日にCNNのニュースで財務長官の会見をリアルタイムでみていたことを思い出します :-)。


< Mr. PDCAのボンジュール英語「経営の = managerial」>

今回出てきた「経営の」を英語にする場合、「managerial」という便利な単語があります。

外資系企業で働くと、「managerial」という言葉を耳にすることがあり、発音は「マネジェリアル」という感じです。

 

過去に起こった経営の失敗の話をする場合、「It was a managerial failure(あれは経営の失敗だった)」という表現をすることがあります。

 

ビジネスにおいて重要なのは、「失敗を失敗と速やかに認めること」だと私が考えており、間違えたらすぐに報告することで、失敗の被害を少なくすることが可能だと思います。

 

経営層(managerial position)が聞きたくない情報を上げてきた部下に、「言いにくいことをすぐに知らせてくれてありがとう」とお礼を伝えていた経営者がいました。

 

この企業は今も成長を続けていますが、「問題はすぐ上申」という文化を作り上げたことが背景にあるのではないかとひそかに私は考えています。

 

今回紹介した資料は「メールはすぐに返信」がテーマでしたが、成功する企業の場合、「問題はすぐに上申」という共通点があるような気がしますね :-)。

 

これが徹底されていれば、大きな問題になる前に状況を修正するための経営判断(managerial decision)が行われる可能性が高いからです。

 

 

【"PDCA (plan-do-check-action) Diary Vol. 23 "Benefits of replying to email immediately"】

 

In my first workplace, I have been told many times to respond incoming emails immediately and that habit still remains.

 

Replying to an email immediately becomes a report to the surroundings including your supervisors.

 

Even if your direction is deviated from managerial intention, the boss and colleagues will realized the differences and try to make adjustments by saying "You had better change your method".

 

Therefore, as a result, your job will be accurate and swift, then It leads to finishing the deliverable in the shortest way.

 

One day at the PDCA cafe, there was a person who said that he was not good at responding to emails immediately.

 

In that case, just replying emails with a "thank you" note would be valuable, because requesters can tell that he received the contents.

 
The material to be introduced today “Responding emails immediately will make you capable (Japanese only)” reiterates that responding to emails with a high-speed is everything.

 

What impressed me in this book was that “Do not send important emails on Friday evening”.

 

Nowadays, many business persons are reading emails via smartphones and senior managers are reading the contents even on weekends.

 

Therefore, we had better send importants emails in the early morning on Monday rather than Friday evening.

 

Let's function PDCA today!

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