私が銀行を退職した理由の一つに、会議が多すぎたという事実がありました。
私の最初の仕事は、銀行における営業担当者のアシスタントでした。
アシスタントとして、営業担当者とお客様のところに訪問していたわけですが、そこでセールスのやり取りを記録することの重要性を、繰り返し説明されました。
その後、銀行の企画部門で仕事をするようになり、取締役会や金融当局との会合で、議事録を作成することが求められ、最初の仕事でやっていたメモ取りの技術が多いに役立つことになりました。
メモ取りの際、先輩から何回も言われたことは、「決まったこと、対応すること、次の予定」の3つを明記することでした。
2016年にプロジェクト管理のコンサルティングの仕事を始めた際、 昨今の人手不足もあって、どの企業も人が足りず、「プロジェクトがうまく回らない状況を改善して欲しい」というニーズが強かったことを覚えています。
私がプロジェクト管理のコンサルタントとして入っていくのですが、最初に各企業の社長にお願いしたのは、「重要な会議に入らせて下さい」ということでした。
会議に入らせてもらい、そこでの協議内容を議事録にし、「決まったこと、対応すること、次の予定」を分かりやすく記載することにしていました。
この議事録作成を評価してくれる企業が結構あり、「やることが明確になった」としてプロジェクト管理の仕事が始まり、組織運営をスムーズにするお手伝いをすることができました。
今回紹介する資料「職場の問題地図 ~「で、どこから変える?」残業だらけ・休めない働き方」は、多すぎる会議など職場の問題を解決するための具体的な方策が示されています。
本書の中では、「無駄な会議と会議の無駄を減らす4つの対策」部分が興味深く、会議の重要なポイントとして、終了時に「決定事項、宿題事項、次回予告」の3本締めをすることの重要性が、述べられています。
私が社会人になった20年以上前、先輩が言ったメモ取りのポイントである「決まったこと、対応すること、次の予定」とほぼ同じことが、本書で解説されています。
今の仕事に疑問を持ち、日々メモ取りや議事録作成に追われているビジネスパーソンは結構いるでしょう。
しかしながら、その仕事がいつか役立つ可能性があります。
20年以上前のメモ取りが今、私のビジネスで役立っているように。
今回紹介する資料「職場の問題地図 ~「で、どこから変える?」残業だらけ・休めない働き方」は、読み物としても面白く、休みの日のお供にお勧めの一冊です。
それでは、本日もPDCAを回して行きましょう！
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P.S. 過去のPDCA日記でもお伝えしていますが、議事録を早く正確に作成するためには、事前の会議アジェンダがポイントになります。
アジェンダを会議の1営業日前には参加者に共有しておき、「会議ではあれとこれを議論しますよ」と予め伝えておくことで、会議時間の短縮につながります。
何より、アジェンダは議事録のドラフトになります。
そのため、参加者、議事録作成者全員にとって、アジェンダの事前共有はよいことだらけです。
重要なことは、アジェンダ準備、議事録作成をしてくれる人を、きちんと評価する仕組みです。
これがなければ、誰もアジェンダや議事録を準備しようとしません。
長年繁栄を続けている組織では、アジェンダ準備、議事録作成というシンプルでありながらも、重要な作業をきちんと評価する仕組みが、構築されているものです :-)。
＜ Mr. PDCAのボンジュール英語「議事録」 = 「minutes」＞
今回出てきた「議事録」の英訳は、「minutes」になります。
「会議は議事録で決まる」を英語にすると、「Meeting is decided by minutes」となりますね :-)。
One of the reasons I quit the bank was the fact that there were too many meetings.
My first job was a sales assistant in a bank.
As an assistant, I visited customers with sales representatives.
My first manager reiterated the importance of recording sales interactions.
After that, I started working in the planning department of the bank, and at meetings of the board of directors and with financial authorities, I was required to make a lot of minutes, and the note taking skills I did in my first job were useful.
When taking notes, my first manager told me many times that I had to specify three things: "What was decided, what to do, and what were agenda for the next meeting".
When I started a project management consulting job in 2016, I noticed that there was a shortage of workers in Japan.
There was a shortage of employees at many Japanese companies and that there was a strong need for me to improve the situation where projects do not work well.
The material introduced today "Workplace Problem Map (Japanese only)" presents specific measures to solve workplace problems such as too many meetings.
This is an interesting book to read and it is a recommended material for the weekend :-).
Let's function PDCA today!
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