【PDCA日記 Vol. 465「会議の目的を議論と決断に絞る」】
私が銀行を退職した理由の一つに、意味不明の会議が多すぎることがありました。
また、「会議の資料を作成するための会議の資料を作成する」などの、いわゆる「仕事のための仕事」が大量にありました。
銀行内で、この辺りの意味不明のプロセスについて問題提起しても、「うるさい！」の一言で片づけられていました。
銀行を去ったことで、このような状況から解放され、本当に良かったと思っています。
その後、私は自営のコンサルタントになったわけですが、色々な会社で会議に参加させてもらい、様々な面白い局面に出くわしました。
創業者や社長が強権をふるうトップダウン型のワンマン会社の場合、会議参加者の中で一番偉い人が延々と話し続けるパターンが結構ありました。
一方、内部での合意形成を重視するボトムアップ型企業の場合、関係者との根回しや「報告のための長い会議」などが設定される傾向にありました。
一長一短ではありますが、私は「報告のための会議は要らない」と感じながら、様々な打ち合わせに臨んでいたものです。
今回紹介する資料「どうして僕たちは、あんな働き方をしていたんだろう? 」は、「古い仕事のやり方を変える30の方法」を解説しており、「会議の目的を議論と決断に絞る」部分の以下フレーズが印象的でした。
「高画質・高音質で、デバイスを選ばずに参加できるビデオ会議は、明らかにビジネスの世界を変えつつあるテクノロジーの1つです。
個人的に感じる一番の変化は無駄な時間を減らし、仕事に投入できる時間を増やせたことです。
さらにビデオ会議になることで、『対面式会議』と比べると、いくつかのポジティブな変化も起きています。
たとえば、会議1回に費やす時間が短くなったこと。
交通機関の乱れといった不確定要素もなく時間通りに始まって、時候の挨拶もよもやま話も必要なくなり、単刀直入に議論に入りやすい。
そのため、想定時間よりもずっと短く、ときに10分や15分で終わる会議も増えています。
また、出席しなくてもよいと考えられる会議は欠席しやすくなった一方で、自らの勉強のために見学したい会議であれば、参加するのも容易になりました。
プレゼンに定評のある社員の会議に新入社員を参加させ、研修の場としている企業もあるといいます。
ビデオ会議の浸透で、『言語化力』はより重要なスキルになったといえるでしょう。
また、会議の目的を情報共有ではなく、『議論』か『決断』に絞ることも大切です。
このいずれかであれば、権限や能力を基準に参加すべき人も選びやすくなります。
参加する人すべてに意味がある会議が実現できるわけです。」（引用終わり）
それでは、本日もPDCAを回して行きましょう！
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P.S. 2020年4月に日本で緊急事態宣言が出され、社会全体でテレワークが急拡大しました。
それ以降、私自身も対面の会議には出ておらず、ZOOMなどを経由してオンライン会議を行っています。
オンライン会議の場合、当たり前ですが会議室が要りません。
会社組織で働いているとあまり意識しませんが、会議室利用にはコストが発生しています（自営業を始めると、この点にすぐ気づきますね :-)。
また、対面会議の場合、「紙の資料を用意しろ！」という頭の固い偉い人が出てきたりします（特に銀行！）。
紙の資料を作成する場合、当たり前ですが、コピー代や紙代、電気代などが発生します。
何よりも、資料作成者の時間が取られることになります。
事務局などの担当者は、資料を会議室で配布するため早めに会議室に入る必要もあって、対面会議は非効率極まりない作業と言えます。
オンライン会議の場合、資料はPDFの形で事前に共有しておき、スクリーンに投影するだけですので、紙の資料を用意する必要がありません。
また、紙の資料では発生しがちな直前の「差し替え」もオンライン会議では容易であり、対面会議をする意味は非常に薄れていると言えるでしょう。
こういうと、「対面会議前後の雑談でイノベーションが生まれることがある」と反論してくる人がいます。
オンライン会議でも前後の雑談は可能であるため、そのためだけに対面会議を行う必要性はないと私は思いますね。
＜ Mr. PDCAのボンジュール英語「目的」=「purpose」＞
今回出てきた「目的」の英訳は、「purpose」になります。
「会議の目的を議論と決断に絞る」を英語にする場合、「Focus the purpose of the meeting on discussions & decisions」とすればよいですね :-)。
The material introduced today "Why did we work that way? (Japanese only)" explains "30 ways to change the old way of working" and the following phrases were impressive in the part "Focuses the purpose of the meeting on discussions and decisions."
“Video conferencing with high image quality and high sound quality that allows us to participate on any device is clearly one of the technologies that is changing the world of business.
The biggest change I personally feel is that I was able to reduce wasted time and spend more time on the job.
In addition, video conferencing has also brought about some positive changes compared to 'face-to-face meetings.'
For example, less time is spent in a single meeting.
It starts on time without any uncertainties such as transportation disruptions, and there is no need for greetings or talks about the weather, making it easy to enter into discussions straightforwardly.
As a result, more and more meetings are much shorter than expected, sometimes ending in 10 or 15 minutes.
Also, while it's easier to skip meetings that you don't need to attend, it's easier to attend meetings that you want to attend for your own study.
It is said that some companies have new employees participate in meetings of employees who have a good reputation for presentations and use them as training venues.
With the spread of video conferencing, it can be said that verbalization has become a more important skill.
It is also important to focus the purpose of the meeting on discussion or decision rather than information sharing.
Either of these will make it easier to choose who should participate based on authority and ability.
You can have a meeting that is meaningful to everyone who attends." (Unquote)
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