PDCA日記 / PDCA Diary

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PDCA日記 / Diary Vol. 520「致命的な誤字脱字をなくす」/ "Eliminate fatal typographical errors"

English follows Japanese.

PDCA日記 Vol. 520「致命的な誤字脱字をなくす」】

 

最近は社内コミュニケーションをメールではなく、SlackやChatworkなどのメッセンジャー・ツールに変更する企業が多くなっています。

 

私が以前いた金融業界では未だにメールが主流のようですが、伝統的な体質というか風土を表していると言えるかもしれませんね (-_-;)。

 

Slackで便利だと思うのは、送信した後に編集できる機能があることでしょう。

 

また、Slackには送信した内容を後で消去する機能もついています。

 

メールの場合、編集や消去ができないため、Slackのこれらの機能は優れていると思いますね😊。

 

銀行や証券会社で勤務されている方々も、メッセンジャー・ツールの導入を検討されてみてはいかがでしょうか?

 

今回紹介する資料「テレワーク時代のメール術」は、「評価される人は1通のメールで仕事が終わる」をキャッチフレーズにしており、「致命的な誤字脱字をなくすこと」部分の以下フレーズが印象的でした。

 

「敬語や言葉遣いなど文章の正しさにとらわれすぎていませんか。

 

この言葉でいいのか、この日本語で恥ずかしくないか。

 

そこに目を向けるのはもっと先の段階です。

 

メールには、致命的な誤字脱字と致命的ではない誤字脱字があります。

 

例えば、助詞(てにをは)が抜けていても、相手が補完して読んでくれるので意味に影響を与えず、大事には至らないこともあるでしょう。

 

『一般社団法人日本ビジネスメール協会の平野です。』と書くべきところを『一般社団法人日本ビジネスメール協会 平野です。』と助詞が抜けていても、意味は伝わります。

 

研修の現場で『誤字脱字に気をつけましょう』と言うと、このような間違いばかりに目が向いてしまう人がいますが、これは優先順位の低い間違いです。

 

重要なのは、致命的な誤字脱字をなくすこと。

 

それができてから細かい箇所に意識を向ければいいのです。

 

『絶対に間違ってはいけないメールの致命的な誤字脱字って何でしょう?』

 

この質問に答えられない人は要注意です。

 

取返しがつかないほど大きなミスと、取るに足らないミスの区別がついていないので、メールの全ての要素が同じくらいの重さになっています。

 

それだと、どこを重点的に見ればよいか分からず、チェックに時間がかかり、不要なところにまで手を入れることになります。

 

確認する際にはミスが致命的な問題に発展するかという観点に立って行います。

 

私が重点を置いてチェックするのは、次の箇所です。

 

・人名、会社名

・製品名などの固有名詞や型番

・金額

・数量

・日付」(引用終わり)

 

それでは、本日もPDCAを回して行きましょう!   

 

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テレワーク時代のメール術

テレワーク時代のメール術

 

 

P.S. 今回紹介した資料「テレワーク時代のメール術」を読みながら、私が以前取引していたあるIT企業の社名を私がメールでカタカナで書いていたところ、「正式名称はアルファベットです」と指摘されたことを思い出しました。

 

また、誤字脱字ではありませんが、私が以前勤めていた外資系金融機関で、ある見込み顧客の氏名が難しい漢字のため、システムで登録できないことがありました。

 

そのことを見込み顧客に伝えると、「残念だけど、口座開設は見送るよ」とコメントし、取引には至らなかったことを覚えています。

 

私の氏名は比較的シンプルですが、最近は読み方が分からない名前の人が増えています(いわゆる「キラキラネーム」ね)。

 

キラキラネームが登場しているのは日本の特徴であり、ロシアでは生まれた子どもに対して、基本的に伝統的な名前しか親がつけないそうです。

 

ミハイルとかアンナが典型的なロシア名ですが、面白いことに愛称があるようです。

 

ミハイルは「ミーシャ」、アンナは「アーニャ」という感じですが、私は愛称が結構好きですね😊。

 

< Mr. PDCAのボンジュール英語「誤字脱字」=「typographical errors」>

  

今回出てきた「誤字脱字」の英訳は、「typographical errors」になります。

 

致命的な誤字脱字をなくす」を英語にする場合、「Eliminate fatal typographical errors」とすればよいですね😊。  

 

テレワーク時代のメール術

テレワーク時代のメール術

 

 

 

PDCA (plan-do-check-action) Diary Vol. 520 "Eliminate fatal typographical errors"】

 

The material introduced today "Email Tips in the Working From Home Era (Japanese only)" has a catchphrase "People who are evaluated finish their work with one email", and the following phrases were impressive in the part "Eliminating fatal typographical errors".

 

"Are you too obsessed with the correctness of sentences such as honorifics and wording?

 

Is this word okay, or is it embarrassing in this Japanese?

 

It's a long way off to look there.

 

Emails have fatal typographical errors and non-fatal typographical errors.

 

For example, even if a particle is missing, the other person will complement it and read it, so it will not affect the meaning and may not be important.

 

The important thing is to eliminate fatal typographical errors.

 

After that, you just have to pay attention to the details.

 

'What is a fatal typographical error in an email that should never be wrong?'

 

If you can't answer this question, be careful.

 

All the elements of an email are about the same weight, as there is no distinction between irreparable and trivial mistakes.

 

If that is the case, you will not know where to focus, it will take time to check, and you will have to work on unnecessary parts.

 

When checking, we will look at whether mistakes can lead to fatal problems.

 

Here are some of the things I focus on:

 

・ Personal name, company name

・ Proprietary nouns such as product names and model numbers

・ Amount of money

・ Quantity of products

・ Date" (Unquote)

 

Let's function PDCA today!   

 

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