日本企業で働く外国人が直面するチャレンジとして、報連相があります。
日本に本社がある海外拠点の外国人が働く場合でも、報連相が軋轢のきっかけになります。
PDCA日記リーダーの方で、外国人の部下を持ったり、海外で働く予定がある場合、「基本的に報連相はない」と割り切ることをお勧めします。
国や地域にもよりますが、海外では「結果主義」で業務が行われることがほとんどです。
そのため、数字や目標を達成している限り、上司が部下に細かく報連相を求める文化がないのです。
きちんと結果を出している外国人の部下に対して、日本人の管理職が細かい報連相を求めると、「マイクロマネジメントによって、あなたは私の時間をムダにしている」とはっきり言われることすらあります。
それでも報連相を求める場合、部下やチームメンバーにどのようなことを期待しているかについて、週次の1on1などで繰り返し伝えていくしかありません。
ただ、私自身、海外で働き、外国人の上司、部下と業務を行ってきましたが、外国人に報連相を求めるのは非効率であると思っていますね。
今回紹介する資料「IT人材が輝く職場 ダメになる職場」は「問題構造を解き明かす」をキャッチフレーズにしており、「IT職場の勝ちパターン3 コミュニケーション」部分の以下フレーズが印象的でした。
「旧来製造業型の組織では、いわゆる報連相（報告、連絡、相談）型のコミュニケーションが良しとされる。
報連相は部下から上司にするものなので一見するとボトムアップスタイルに見えるが、報連相のテーマは上司が決めていたり、報連相をするタイミングやお作法も上司の気分に左右されたりするので、実情はトップダウン型のコミュニケーションスタイルである。
コラボレーション型の組織では、『雑相（ザッソウ）』が効果的である。
雑相とは、全社員リモートワークで有名なソニックガーデンの社長、倉貫義人さんの発案で、『雑談と相談』あるいは『雑な相談』を意味する。
上司と部下、あるいはエンジニア同士のちょっとした雑談や相談、ラフな相談から、問題解決の道筋が生まれたり、新しいサービスやプロダクトが生まれたりするという。
ITツールに目を向けると、メールは報連相型に適したコミュニケーションツール、Slackなどのビジネスチャットは雑相に適したツールだ。
コラボレーション型へのシフトが求められるIT職場において、メールよりもビジネスチャットに分があるのは、そのような背景もある。」（引用終わり）
それでは、本日もPDCAを回して行きましょう！
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P.S. 今回紹介した資料「IT人材が輝く職場 ダメになる職場」が、「報連相をするタイミングやお作法も上司の気分に左右されたりする」と指摘していますが、私は日本の銀行でこの光景に何度も遭遇してきました。
私が以前いた日本の銀行では、部下が上司に話しかける際、「今、少しお時間宜しいでしょうか？」と断りを入れる習慣がありました。
私はこの習慣が嫌いであり、チームメンバーには「断りを入れる必要はないですよ」と伝え、いつでも話しかけてもらえるようにしていました。
まず、断りを入れなければならない上司は、話しかけにくいのです。
つまり、報連相をしにくい上司であり、管理職に向いていないと言えるでしょう。
私自身は、自分からチームメンバーに報連相をしていたため、「どちらが上司か分かりませんよ」と冗談を言われていたくらいです。
日本企業が海外進出をする際にチャレンジに陥る背景として、スタッフの英語不足がありますが、日本式の報連相を外国人に求めてしまうこともあるのではないかと、密かに私は分析しています。
この辺りは業界によっても違いがあると思いますので、面白い方法を採用しているところがあれば、是非お知らせください😊。
P.S.2 今回紹介した資料「IT人材が輝く職場 ダメになる職場」に登場しているソニックガーデンは、雑相以外にも様々な面白い取り組みを行っており、社員全員が在宅勤務をしながら業績を拡大しているIT企業です。
過去のPDCA日記で、ソニックガーデンの運営方法を紹介したことがありますので、テレワークが中々進まない職場で働いている人は、一度参考にしてみるとよいでしょう😊。
＜ Mr. PDCAのボンジュール英語「報連相」=「report, note, discuss」＞
今回出てきた「報連相」の英訳は、「report, note, discuss」になります。
「報連相のテーマは上司が決めている？」を英語にする場合、「Are bosses deciding on the theme of report, note, discuss?」とすればよいですね😊。
The material introduced today "Workplace where IT human resources shine, workplace where it becomes useless (Japanese only)" has a catchphrase "Understanding the problem structure", and the following phrases were impressive in the part "IT workplace winning pattern 3 communication".
"In traditional manufacturing-type organizations in Japan, so-called 'report, note, discuss' type communication has been considered to be good.
At first glance, 'report, note, discuss' looks like a bottom-up style, because subordinates are supposed to report, note, discuss with his or her boss.
However, the theme of report, note, discuss is decided by his or her boss, and the timing and manner of report, note, discuss also depends on boss's mood.
Therefore, the reality is a top-down communication style.
In a collaborative organization, 'chat, discuss' type communication is effective.
This idea is made by Mr. Yoshito Kuranuki, the president of Sonic Garden, which is famous for the company where all employees are working from home.
It is said that a way to solve problems and new services and products are born from small chats, discussions, and rough discussions between bosses and subordinates, or engineers.
Looking at IT tools, email is a communication tool suitable for report, note, discuss, and business chat such as Slack is a tool suitable for chat, discuss aspects.
That's why business chat is more important than email in IT workplaces where a shift to collaboration is required." (Unquote)
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