【PDCA日記 Vol. 556「ビジネス文書は情報伝達ツール」】
ありがたいことですが、このブログには毎日のようにコメントを下さる方がいます（いつもありがとうございます😊）。
また、画面の右下部分にある「お問い合わせ」からも意見を下さる方もいて、色々な意味で大変勉強になっています。
過去のPDCA日記でも紹介しましたが、このブログは読み手の方を優先した文章になるよう意識しています。
ブログの場合、一文が長いと読む気が減退します。
そのため、私は一文を短くして、主語と述語をつなげることにこだわっています。
ビジネスにおけるメールやメッセンジャーでも、一文を短くして、主語と述語をつなげることで、相手にとって分かりやすい文章になります。
テレワークの普及によって、口頭よりも文面での報連相が増えていると思いますので、皆様も是非試してみてください😊。
今回紹介する資料「 説得力が劇的に上がる 法務の文書・資料作成術！」は「相手に正しく伝わる文書の見本」をキャッチフレーズにしており、「読み手ファースト：斜め読みできる文章」部分の以下フレーズが印象的でした。
「ビジネス文書は、文学や娯楽小説と異なり、読者に文章を読む負担をかけてはいけません。
読むこと自体を楽しむためのものではなく、情報伝達の手段でしかないからです。
たしかに、ビジネス文書でも、興味深く読めるものとそうでないものがあり、前者のほうが好ましいのは言うまでもありません。
けれども、それは文学や娯楽小説のような表現手法で興味をひくのではありません。
ビジネス文書の場合は、読者の負担をできるだけ減らす表現を目指すことが重要です。
読者の負担の少ない文章とは、端的に『斜め読みできる文章』と言えます。」（引用終わり）
それでは、本日もPDCAを回して行きましょう！
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P.S. ビジネスにおけるメールやメッセンジャーで相手に意図を伝える場合、全体の文章も少なくする方が得策です。
一文が短いだけではなく、全体の文章を少なくすることで、読み手に対して「この人は簡潔かつ分かりやすいメッセージを送ってくれる」というインプットになります。
これを続けていくことで、「また、仕事をお願いします」という継続的なビジネス依頼につながります。
皆様もそうだと思いますが、ビジネスパーソンは日々、大量の文章を読みこまなければいけません。
そんな中、短くて分かりやすいメッセージを送り続けることは、付加価値になるということですね😊。
また、短くて分かりやすいメッセージを送ることに加えて、メールやメッセンジャーへの返信をスピーディに行うことも重要です。
オフィス勤務の減少により、雑談がてらに同僚のデスクに行き、ついでに業務の依頼をするということがやりにくくなりました。
私も皆様もそうだと思いますが、ビジネスをする上で一番チャレンジングな相手は、「返信が遅い人」なのです。
日々の業務が多忙な人ほど、恐ろしいほどメールやメッセンジャーの返信がはやかったりします。
メールやメッセンジャーの返信がスピーディな人に仕事が集中する傾向にあるため、そういうビジネスパーソンの対応はますますはやくなるという好循環になっているのでしょう。
また、返信がはやい人は、すぐに対応できない仕事について、「いついつまでに処理します」という形で期限を自ら設定してくれるものです。
これは相手にとって非常にありがたい対応であり、「あの人にまた頼もう」という良いループに入っていくわけですね😊。
＜ Mr. PDCAのボンジュール英語「負担をかける」=「burden」＞
今回出てきた「負担をかける」の英訳は、「burden」になります。
「読者に文章を読む負担をかけてはいけない」を英語にする場合、「Don't burden the reader to read the text」とすればよいですね😊。
The material introduced today "How to create legal documents and materials that dramatically increase persuasive power! (Japanese only)", has a catchphrase "Sample documents that can be correctly transmitted to the other party", and the following phrases were impressive in the part "Reader first: sentences that can be read diagonally".
"Business documents, unlike literary and entertainment novels, should not burden the reader with reading.
This is because it is not for enjoying reading itself, but only as a means of communicating information.
Certainly, some business documents are interesting to read and some are not, and it goes without saying that the former is preferable.
However, it is not of interest in expressions such as literature and entertainment novels.
For business documents, it is important to aim for expressions that reduce the burden on the reader as much as possible.
A sentence that does not burden the reader is simply a sentence that can be read diagonally." (Unquote)
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