【PDCA日記 Vol. 1,442「事務局は優秀でなければならない」】
「（会議を運営する）事務局は優秀でなければならない。
審議は、事務局がリードしているといえよう。」（引用終わり）
自分で言うのもなんですが、私はかなりの議事録を作成してきた「議事録マニア」と自負しています。
2011年にプロジェクト管理の仕事を開始して以来、「議事録作成が主な仕事」と言えるほど数多くの議事録を作成してきました。
数えたら、最初の5年間で1,000個以上の議事録を作成していました（どんな仕事だよ…）。
銀行員時代、当局との交渉、重役会議等、あらゆる会議の議事録を作成してきましたが、議事録を作成する際に一番困るのは紙が多い会議です。
私はパソコンで議事録を取るのですが、紙が多いと手で資料をめくりながら作業をしなければなりません。
前職の銀行は紙の資料に未だにこだわっている古い業態であり、効率が非常に悪いと感じながら日々を過ごしていました。
最近はどこもペーパーレスが浸透しており、「紙の資料を使わなくても仕事はできる」環境が整いつつあります。
今回紹介する資料「会議の政治学 3 中医協の実像」の筆者である森田朗氏は、審議会等の政府関係会議の会長を歴任した人口問題の専門家です。
森田氏は、数多くの審議会等の会議に出席し「審議は事務局がリードしている」と述べており、会議における事務局の重要性を強調しています。
私も上記意見に同意で、重要な会議であればあるほど、事務局の手腕が問われるといっても過言ではないと感じています。
組織内で、重要な会議の事務局や議事録作成担当になったら、それは大きなチャンスです。
やっている間は大変ですし、投げ出したくなる時もあるかもしれませんが、後々役立つ日が来る可能性は高く、私は議事録を大量に作成してきたことによって、自営を始めることができ、今の仕事ができていると感じているくらいです。
それでは、本日もPDCAを回して行きましょう！
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P.S. 会議の事務局の経験がない方にとって、最初は運営がチャレンジングだと思いますが、やることは以下の3つだけです。
1. アジェンダを作る
2. 時間を守らせる
3. 決定事項（ToDo）を残す
上記3つが完璧にできるようになったら、Mr. PDCAとPDCAカフェに行って、議事録の作成方法について、語り合いましょう :-)。
＜ Mr. PDCAのボンジュール英語「事務局」 = 「secretariat」＞
今回出てきた「事務局」の英訳は、「secretariat」となります。
学校の英語の授業で「secretariat」を目にした方は少ないと思いますが、ビジネスシーンでは時々耳にする単語の一つですね :-)。
【PDCA (plan-do-check-action) Diary Vol. 1,442 "The secretariat must be capable"】
"The secretariat (which manages the meeting) must be capable.
Meeting is being led by the secretariat." (Unquote)
I started project management work in 2011 and I made a lot of minutes since then.
When I was working at bank, I created many meeting minutes such as negotiations with authorities, management committee and the board of directors, etc.
The most troublesome thing when creating the minutes is meeting with a lot of papers.
I have been taking minutes by PC and many papers cause troubles, because I had to turn the paper by hand and need to stop typing the keyboard :-).
Let's function PDCA today!
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