私がフランスで学生に戻っていた時、評価項目のうち7割以上が発言ポイントである授業が多かったため、いかに効率よく要点をまとめた発言をするかが卒業するためのキーポイントになっていました。
フランスのビジネススクール時代、自分で一番意識していたのは、授業の最初に発言してしまうことでした。
これは、私の最初の職場だった金融機関のマネージャーから、しつこく言われていたことでした。
「会合に出席したら、最初に短く発言しろ。
内容は何でも良い。
最初に要点を発言することで、協議を有利に進めることができる。
とにかく最初にシンプルに発言することが重要なんだ。」（私の最初のマネージャーコメント終わり）
私が2000年に社会人になって最初に出席した会合の議題を、いまだに覚えています。
それは、「コーラブル・クーポンスワップを組み込んだ商品の顧客説明資料について」でした。
この会合に私は無理やり参加させられ、何を協議しているかすら分からない状態でした。
何しろ、デリバティブの「クーポン」を、買い物のクーポンだと思っていたくらいです😊。
当時の私は、「とにかく最初に要点を発言しろ」というマネージャーの指示に基づき、「何か」を短く話したと思います。
その後の会合でも、私は「最初に短く発言する」ことを続けていました。
そうこうしている内に、会合の参加者から、「この新人（私のことよ😊）は一体、何を言っているのだ？」という顔をされることが多くなってきました。
私は、「最初に意味のある発言を短く行うためにはどうすれば良いか？」ということを考え抜いた結果、アジェンダを作成して、「本日の議題はこれでございます」と会合の最初にシンプルに発言をすればよいのではないかと思いついたのでした。
このことをマネージャーに相談したところ、「いいんじゃない」と了承をもらえたため、私が出席する会合では、原則として前営業日にアジェンダを作成し、参加者に共有することを始めました（これは、現在のプロジェクト管理業務でも続けています😊）。
アジェンダ作成では、会合で利用する情報を集めるところから入りました。
私の最初の職場は、デリバティブを組み込んだ金融商品やサービスの提供を得意としていました。
そのため、数式やロジックを含めた情報を関係部署から取り寄せ、営業担当者がお客様に分かりやすく説明しやすくするためにはどうすれば良いかを商品担当者と協議しながら資料を作成していったのです。
それらの資料とアジェンダを、会合の前営業日に参加者に送付することを開始しました。
アジェンダを事前に送付することで発生した最初のメリットは、「内容はいまいちよく分からないけれども、会合の前日に何かを送ってくる人（Mr. PDCA）」として参加者に私の名前を覚えてもらえることでした。
また、アジェンダに沿って会合を進行することで、時間短縮につながり、議事録作成がスムーズになることにも気づきました。
その内に、「次の会合はこういうことを協議したい」とか「先週の会合はああした方が良かったのではないか」というコメントを参加者からもらえるようになったのです。
私が改善を続けながらアジェンダに基づいて会合を進行していくことで、営業担当者や商品担当者だけではなく、リスク部門やオペレーション部門の関係者からも色々な情報が入ってくるようになりました。
また、自分でデリバティブのことを調べながら業務を行うことで、「エキゾチック・オプション」と呼ばれる複雑な金融派生商品の仕組みなどについても、ある程度は理解ができるようになりました。
社会人1年目に5人の営業担当者のサポートをしながら、会合のアジェンダ作成を続けた結果、「Mr. PDCAは営業のアシスタントだけれども、デリバティブに詳しい」という理由から2年目に商品組成の業務に移ることになります。
その後、「世界初！プット・オプションに質権を設定したエクイティ・マージン・ローン（←興味のある方は、PDCAカフェにお越しください😊）」という謎の商品組成に参画するなどして、結果的にこれがその後のニューヨーク赴任につながることになります。
今回紹介する資料「1分で話せ」は、「人はあなたの話の80%は聞いていない」、「1分で話せない話は、どんなに長くても伝わらない」をキャッチフレーズにしており、会合やプレゼンなどで話す機会が多い人にお勧めの一冊で、以下のフレーズが印象的でした。
「プレゼン力とは、人前で発表するスキルでも、話すスキルでもありません。人に「動いてもらう」力です。
1分でまとまらない話は、結局何時間かけて話しても伝わらない。どんな話でも1分で伝えることはできる。特に忙しい上司や役員などは、1分のほうが聞いてくれる確率は高いでしょう。
情熱だけでは人は動きませんが、ロジックだけでも人は動きません。
プレゼンというのは、自分が伝えたいことを「伝えていく」行為ではなく、「相手の頭の中に、自分が伝えたいことの骨組みや中身を『移植していく』作業」なのです。
（「短くてもわかる」ための方法）
・前提を聞き手と共有する
・主張（結論）を明確にする
・主張を説明する根拠を複数用意する（できれば、3つくらい）
・意味がつながっているか、「～だから、～だ」と読んでみて、チェックする
上記ができていれば、かなりの説得力を持ち、「1分で伝わる内容を形にする」ことの半分は完了です。
スライドに使う言葉の量を少なくするためには、プレゼンに使う部屋の最後尾から見て、「読まずにすっと」言葉が入ってくるか、ということを試してみるといいでしょう。
プレゼンの本番に使う部屋そのものでなくても、うちの会社でいえばこのくらいかなぁとか、近い場所はあると思います。その部屋でプロジェクターに資料を投影して、最後列から眺めてみたら、読みやすいフォントのサイズがどのくらいか、すぐにわかると思います。」（引用終わり）
仕事でプレゼンテーションをする機会が多い方は、本書の内容をそのまま実践すると効果が期待できるでしょう。
また、過去のPDCA日記でプレゼン技術を紹介していますので、適宜ご利用ください。
それでは、本日もPDCAを回して行きましょう！
PDCA日記が更新されたら通知が欲しいという方がいましたので、そのような場合は Twitter をご利用ください😊。https://twitter.com/MPdca
P.S. 先日ある方から、「PDCAカフェに参加したいのですが、Mr. PDCAは普通の人なのでしょうか？」という質問を頂きました。
Mr. PDCAは、意外（？）と普通です😊。
どなたでも、PDCAカフェでお待ちしております☕
「自分のことを普通だという人間を、信用してはいけない」- スコット・フィッツジェラルド -
「よく変人と言われるけど、これが普通だと思っているから、いいんじゃないの」- Mr. PDCA -
＜ Mr. PDCAのボンジュール英語「要点をまとめる」 = 「summarize the main points」＞
今回出てきた「要点をまとめる」の英訳はいくつか候補がありますが、「summarize the main points」という表現が一つの方法になります。
日本語でも英語でもよく使うフレーズであるため、まとめて覚えるとよいですね😊。
When I was in Business School, students were evaluated by their remarks in most classes and the proportion was 70%.
Therefore, speaking excellent contents during class discussion was a key point to graduate with high grades. What I focused on the most was to speak at the beginning of class.
I started my career in the year of 2000 at US based financial institution and my first manager persistently ordered me to speak shortly at the beginning of meeting.
According to this manager, by making a short remark at the beginning of meeting, you can advance negotiations advantageously, and I continued this habit when I joined Business School as well.
I still remembered the agenda of the first meeting at bank in 2000, and its theme was "About customer explanation materials of callable coupon swap".
I was forced to participate in this meeting and I was not even aware of what my colleagues were talking about (← I thought that "coupon" of derivative was a "shopping coupon"!). I don't remember what I said in this meeting, but anyway I first said something.
Even at the next meeting, I continued the rule of "Speak briefly at the beginning", but my colleagues got embarrassed with the face "What on earth is this newcomer saying?"
I considered what to do in order to make meaningful remarks at the beginning of meeting, and I came to the conclusion that to "Create agenda".
By providing meeting agenda, I would be able to make a short remark at the beginning of conference by saying "All, this is today's meeting agenda".
I consulted this plan with my then manager and she said "OK", so I prepared agenda on the previous business day of the meeting (I am continuing this habit in the current project management work).
When I started creating agenda, I tried to gather information for meetings.
My first workplace was famous for providing financial products and services incorporating derivatives, and I gathered information including mathematical formulas and logic from relevant departments and made them easier for sales representatives to understand and explain to customers.
I prepared meeting materials by consulting with product representatives and started sharing meeting participants on agenda before the meeting.
The first merit of this habit was that participants started memorizing my name as Mr. PDCA, who sends something on the previous day before the meeting".
Also, I noticed that sharing meeting agenda led to shorten the time of conference and the minutes creation became smoothly.
By continuing this habit, some colleagues started commenting that "I would like to discuss these items in the next meeting" and I could getting a lot of information not only from sales sides, but also from departments of risk management and operations.
Since I prepared the meeting materials with product specialists, I started researching the scheme of derivatives by myself and I could understand the structure of complicated products such as exotic options.
As a result of continuing to create meeting agenda, my colleagues started realizing that "Mr. PDCA is an assistant in sales, but he is familiar with derivatives".
In the second year at bank, I transferred to the product department which was specialized in derivatives and I joined a mysterious product composition such as "Equity margin loan by pledging put option" and as a result, this experience led to my subsequent assignment in New York.
The material to be introduced today "Talk in 1 Minute (Japanese only)" has a catchphrase that "People do not listen to 80% of your story", "In case you cannot explain in a minute, no matter how long you talk, people cannot understand" and the following phrases were impressive.
"Presentation is neither a skill to announce in public nor a speaking skill. It is an ability to "move others".
A story that cannot be explained in 1 minute cannot not convey even if you speak hours after all. In other words, you can tell any stories in 1 minute.
People do not move with passion alone, but people cannot move by logic alone either.
(A method to shorten stories)
· Share premises with listeners
· Clarify the argument (conclusion)
· Prepare multiple grounds to explain your points (3 items if possible)
In order to reduce the number of words for presentation slides, it is a good idea to try seeing from the perspective of listeners. In case you cannot use the actual presentation room in advance, you had better check your slides in the similar size room.
If you can check the material with the projector in the similar room and look at it from the last row beforehand, you will see immediately the readable font size of slides from audience. (Unquote)
If you have many opportunities to make presentations at work, you can expect effects if you practice the contents of this book as it is.
In addition, I introduced the presentation skill in the past PDCA Diary, please use the contents as needed.
Let's function PDCA today!
In case you would like to receive a notice at the time of PDCA Diary post, please utilize Twitter😊. https://twitter.com/MPdca
The other day, I got a question that "I want to participate in the PDCA cafe. Is Mr. PDCA a normal person?"
Fortunately and unfortunately (?), Mr. PDCA is normal (laughs).
Anyone can come to the PDCA cafe and I am waiting for your folks.☕
"Do not trust people who are calling themselves as ordinary" - Scott Fitzgerald -
"It is often said that I am strange, but I think myself as ordinary" - Mr. PDCA -
