【PDCA日記 Vol. 584「余白があるから多様な仕事ができる」】
過去のPDCA日記で、私は「暇にしておく」ことを意識しており、「仕事の依頼があった際にすぐ対応できるよう備えている」ことを紹介しました。
依頼された仕事をため込んでしまうと、新しい業務に素早く対応することがチャレンジングになってしまうためです。
社長や経営者が外部のコンサルタントに仕事を依頼する場合、「すぐに動いてくれる人」を選ぶ傾向があり、質よりもスピードを重視することが頻繁にあります。
すぐに動くためには、「仕事を貯めこまない」ことが非常に重要です。
そのためには、「目の前の業務をいかにはやく正確にこなすか」を日々意識しなければなりません。
今回紹介する資料「公務員1年目の仕事術」は、「今やるべきことを教えます！」をキャッチフレーズにしており、「仕事に余白があるから多様な仕事ができる」部分の以下フレーズが印象的でした。
「私が複数の仕事を平行しつつ、全てにおいて質の高い結果を出せる理由は、時間に余白を作り、その余白でほかの仕事をしてみたり、広報企画や政策立案など、ただの事務庶務ではないクリエイティブな業務を、余白の時間に充当していたりするからです。
多様な仕事をするためには、締め切りや期日に終わらせるのではなく、早め早めに処理をし、どんどんタスクの余白を作っていくことが重要です。」（引用終わり）
それでは、本日もPDCAを回して行きましょう！
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P.S. 今回紹介した資料「公務員1年目の仕事術」を読みながら、以前お世話になっていた企業の経営者が、「俺は暇なんだ。仕事がはやいからな！」と笑いながら話していたことを思い出しました。
「仕事がはやい」→「暇になる」→「次の仕事にすぐ取り掛かる」→「暇になる」→「新しい仕事が来る」という好循環を、この社長は作り出していたのでしょう😊。
この社長が実践していた「暇にしておく作戦（？）」は、会社員の場合でも応用が可能です。
会議のアジェンダや議事録を作成する仕事をしている人であれば、フォーマットを固定しておき、しばらく先のものまで準備しておくことなどが考えられます。
これをしておくことで、アジェンダや議事録の作成がスピーディに行えることはもちろんですが、会合や打ち合わせの参加者に対して、「あの人は仕事がはやい」という印象を与えることにもつながります。
「あの人は仕事がはやい」と思われることはビジネスパーソンにとって重要であり、「仕事がはやい」は「仕事ができる」と同義であると私は考えています。
仕事がはやい人に対して、新しい仕事が舞い込むのはどの業界、どの組織でも同じです。
そのため、スピーディな対応を繰り返していくことで、様々な作業を依頼されるようになり、更なる改善を繰り返し、ますます仕事がはやくなるという好循環に入ることになります。
こうなればしめたもので、一緒に働いてくれる人が増えたり、管理職就任のオファーが舞い込んでくるなど、ビジネスパーソンとしてステップアップの可能性が高まることになります。
管理職になれば、チームメンバーに自分の作業方法を伝え、部署全体での改善を心掛けることで、組織全体に良い影響を与えることになります。
組織でトップに立っている人は、この作業をコツコツ続けてきたビジネスパーソンであることが多いのです。
目の前の仕事に集中するということが、どの業界でも重要ということになりますね（当たり前のことだけれど😊。
＜ Mr. PDCAのボンジュール英語「余白」 = 「margin」＞
今回出てきた「余白」の英訳は、「margin」となります。
「余白があるから多様な仕事ができる」を英語で表現する場合、「Margins allow for a variety of jobs」とすればよいですね😊。
In the past PDCA diaries, I introduced that I have been trying to have free time and ready to respond when requested.
If you accumulate a lot of tasks, responding to new tasks swiftly would be challenging.
When CEOs and managers make requests to employees or subordinates, seniors tend to choose people who move quickly.
The material to be introduced today "Working for the first year as civil servants (Japanese only)" has a catchphrase of "I will teach you what to do now!" and the following phrases were impressive.
"The reason why I can achieve high-quality results in all of my tasks while doing multiple tasks in parallel is to create a margin in time.
By doing other work in the margin, and doing simple administrative work such as public relations planning and policy making, it is because we are devoting creative work that is not a general affair to spare time.
In order to do a variety of tasks, it is important not to be chased by deadlines, but to do tasks as soon as possible and create more and more time margins." (Unquote)
Let's function PDCA today!
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