【PDCA日記 Vol. 537「仕事を属人化しない」】
私は最初の職場が金融機関だったのですが、金融業務は規制産業ということもあって、チェック機能が意識されている世界でした。
チェック機能があるということは、自分ひとりで作業が完結しない仕組みになっていることを意味します。
私が送金手続きをしようとすると、後ろにいる人が内容に間違いがないかどうか確認するということですね。
最近は、銀行に行く人が減っていると思いますが、銀行で作業をすると、担当者が後ろにいって何かを確認していることがあると思います。
あれは、チェックをお願いしているわけです。
チェックの仕組みがあるということは、担当者がいなくても作業が回るようになっている（バックアップ体制がある）ことを意味しています。
バックアップ体制が整備された状況で働くことができたことは、とても良かったと感じています。
日系、外資系にかかわらず、金融機関では癒着や不正を防止するため、1年に一週間以上は休暇でオフィスを離れることが必要になっています。
私が以前いた外資系金融機関では、1年に一度は2週間以上の連続休暇を取ることが一般的でした。
そのため、休暇中は同僚に引き継ぎを行って、業務を代行してもらうことになります（おかしなことが行われている場合、代行者が分かる仕組みになっているわけですね😊。
今回紹介する資料「アマゾンのすごい問題解決」は、「『なぜやらないのか？』という質問が重要だ」をキャッチフレーズにしており、「仕事の属人化の問題」部分の以下のフレーズが印象的でした。
「『誰かが休んだら、困ったことがたくさん起きる』という職場では、チームを率いるリーダーは次の3つをチェックしてみると良いでしょう。
①各人の行っている業務内容を把握する。
②業務内容を再配分する。
③誰かが休んだ場合、誰がどのようにフォローするかを決めておく。」（引用終わり）
それでは、本日もPDCAを回して行きましょう！
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P.S. 人手が不十分な組織やベンチャー企業などの場合、特定の人間しか知らない業務が発生しがちです。
そのような会社では、担当者が突然休んだり、いきなり退職したりすると、「何が行われているか不明」という事態に陥ります。
これを防ぐためには、管理職がバックアップ担当をアサインしておくことが重要になってきます。
普段からチームメンバーに休暇を計画的に取得してもらって、バックアップが機能するかチェックすることが必要になってくるわけですね。
これをやっておくだけで、「あなたのチームは誰かが休んでもきちんと動いていますね」と部署全体が信頼されるようになります。
そうすると、結果的にチームメンバーの評価も上がることになり、全ての関係者にとってハッピーな結果が待っているというわけです。
バックアップの仕組み構築は、それほど難しいことではありません。
そのため、管理職の方は自分のチームの業務にバックアップがきちんとアサインされているかどうか、一度確認してみるとよいでしょう。
あなたがあるチームの管理職で、メンバーが3人（A、B、C）いるケースを考えてみましょう。
業務がX、Y、Zと3つある場合、以下のように主担当、副担当と分けることで、バックアップ体制を構築することになります。
＜バックアップ体制構築方法（例）＞
業務X：A（主担当）、B（副担当）
業務Y：C（主担当）、A（副担当）
業務Z：B（主担当）、C（副担当）
この場合、A、B、Cの3人が違うペアを組めるように工夫することが、ポイントになります。
この辺りは多様性の議論にもつながるのですが、同じメンバーでずっと仕事をしていると、イノベーションが生まれにくくなるものです。
そのため、できるだけ違うメンバーで作業をしてもらい、議論を重ねながら手を動かしてもらうように、管理職は意識する必要があります。
人間であるため、メンバー同士の相性が合う、合わないはあるでしょう。
ただ、相性が合わないという理由だけで作業が止まるようでは、そのメンバーたちのためにもならないため、管理職は上手い具合にバランスを取らなければなりません。
まずは、主担当と副担当を決め、実際にメンバーに動いてもらいながら、適宜調整していくことは全く問題ありません。
一人で全ての作業を行うことは、リスク管理の観点からも宜しくないため、必ずチームで仕事をするようにしましょう😊。
＜ Mr. PDCAのボンジュール英語「属人化」=「individualization」＞
今回出てきた「属人化」の英訳は、「individualization」になります。
「仕事を属人化しない」を英語にする場合、「Do not individualize work」とすればよいですね😊。
I started my career at a financial institution, but I'm very happy that I was able to work in a situation where a backup system was in place.
People who are working at financial institutions have to leave their office on vacation for at least one week a year to prevent adhesions and fraud.
The material to be introduced today "Amazing problem solving at Amazon (Japanese only)" has a catchphrase of "The question 'Why not do it?' is important" and the following phrases were impressive.
"In a workplace where 'if someone take days off, a lot of trouble will happen', the leader who leads the team should check the following three items.
1. Understand what each person is doing.
2. Redistribute business content.
3. If someone take days off, decide who and how to follow." (Unquote)
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