【PDCA日記 Vol. 502「事前準備が全て」】
私が参加する会議では、原則として前営業日にアジェンダ（議題）を参加者に共有し、議事録は翌営業日中に展開するようにしています。
アジェンダがきちんと作られていないと、会議の軸が定まらず、予定時間をオーバーする可能性が高くなります。
アジェンダさえきちんと準備しておけば、会議のファシリテートがスムーズになり、議事録のテンプレートにもなるため、参加者全体の時間を削減することにもつながります。
過去のPDCA日記でも紹介しましたが、私は大学時代、アメリカン・フットボールが盛んな学校に所属しており、よく試合を観戦しにいったものです。
アメリカン・フットボールと言うと、「筋肉隆々のプレイヤーが体をぶつけ合うスポーツ」というイメージがあるかもしれません。
アメリカン・フットボールはサッカーなどと違い、ワンプレーごとに試合が止まります。
プレイヤーはその度に、どのような作戦で敵陣に攻め込み、相手の攻撃に備えるか考えることになります。
そのため、アメリカン・フットボールのプレイヤーたちは、筋トレ、走り込み、連携の練習を行いながら、戦術の会合や打ち合わせを、長時間行うことになります。
アメリカン・フットボールのプレイヤーたちは、試合前に入念な準備を行った上で、数多くの作戦を頭の中に詰め込み、状況や場面に応じて、最善の戦術を選択しなければなりません。
そのため、アメリカン・フットボールは、「準備と選択のスポーツ」とも呼ばれています。
アメリカン・フットボールでは、対戦相手の特徴を徹底的に調べ上げ、事前準備を細部まで行った上で試合に臨みます。
チームワークでチャレンジングな局面を突破し続けなければ、勝利をつかむことが難しいスポーツでもあります。
昨日（2020年12月13日）、アメリカン・フットボールの大学日本一を決める「甲子園ボウル」が開催されました。
また、年明けには社会人日本一と学生日本一のチームが対戦する「ライスボウル」が開催されます。
この試合も、楽しみですね :-)。
アメリカン・フットボールが「準備と選択のスポーツ」であるように、私は日々のビジネスも「準備と選択」が全てであると感じています。
会合の1営業日前にアジェンダを準備の上で参加者に共有し、それに基づいてミーティングを進行することも、「準備」の典型例と言えるでしょう。
準備をきちんとしておくことで、予想外のことが発生しても、選択肢を複数用意することが可能になります。
そのためには、期日よりも早く仕事を終えるように意識し、突発的な依頼にも柔軟に対応できる余裕を持つことが重要になりますね。
今回紹介する資料「左遷社員池田 リーダーになる」は、「昨日の会社、今日の仕事、明日の自分」をキャッチフレーズにしており、「強いリーダーの行動パターン」部分の以下フレーズが印象的でした。
「事前の準備（情報収集やその分析）をできる限り徹底して行い、目的と目標に照らす。
決断にあたっては、あらかじめ『止め時（撤退基準）』を定めておく。
撤退すること、失敗を受け入れることに躊躇しない。」（引用終わり）
P.S. 今回紹介した資料「左遷社員池田 リーダーになる」が説明している通り、リーダーには事前準備と撤退する勇気が不可欠です。
社長などのトップマネジメントになるほど、失敗を受け入れられない傾向にあります。
止め時を事前に明確にしておくことで、撤退を躊躇するリスクを低減することにつながります。
この部分も、事前準備と言えるのかもしれませんね :-)。
スペースジェット開発が予定通りに進まず、蔓延的な赤字構造に苦しんでいる三菱航空機は、「止め時（撤退基準）」を決められない典型例と言えるのかもしれません。
三菱航空機の親会社は三菱重工業ですが、プライドが邪魔をして「止める」ことが、「勇気ある撤退」であると認めにくい組織体質なのかもしれません。
スペースジェットが実用化できない背景には、アメリカのアメリカ連邦航空局（FAA）や欧州航空安全機関（EASA）などの海外機関の型式証明の取得ができないことがあります。
FAAやEASAにおける型式証明取得には、独特のノウハウが必要になり、三菱航空機には専門家がいません。
このことが、スペースジェットを「飛べない航空機」にしていると指摘されています。
このまま赤字を垂れ流してスペースジェットの開発を続けるのか、プライドをかなぐり捨て、勇気ある撤退を選ぶのか、三菱航空機の選択に注目が集まっています。
＜ Mr. PDCAのボンジュール英語「事前準備」 = 「preparation」＞
今回出てきた「事前準備」の英訳は、「preparation」になります。
「事前準備が全て」を英語で表現する場合、「Preparation is everything」とすればよいですね :-)。
At meetings where I attend, in principle, the agenda is shared with the participants on the previous business day, and the minutes would be prepared during the next business day.
If the agenda isn't set up properly, the axis of the meeting will not be fixed, and the possibility of exceeding the scheduled time will increase.
A well-prepared agenda can help meeting facilitation and serve as a template for minutes, which can save time for all participants.
The material to be introduced today "Mr. Ikeda became Leader (Japanese only)" has a catchphrase "Yesterday's company, today's work, tomorrow's yourself (Japanese only)" and the following phrases were impressive.
"Preparing in advance (collecting and analyzing information) is as thorough as possible, aiming at the goals and objectives.
Don't hesitate to withdraw or accept your failure." (Unquote)
Let's function PDCA today!
In case you would like to receive a notice at the time of PDCA Diary post, please utilize Twitter :-). https://twitter.com/MPdca
